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這套從專案啟動到結案,面面俱到的十大專案報表

是身為專案經理必學的技能 想超越他人,改變自己,就是現在!

 

1.專案里程碑報告

里程碑報告是專案啟動第一個,同時也是重要的專案報告。 當專案啟動時,為了讓主管、客戶、 利害關係人,
掌握專案整體運作概況,專案經理可以透過里程碑報告,將專案重大產出以時間線標示在圖表中,方便讓專案相關利害關係人清楚掌握專案全貌。
因此,對於需要對上報告的專案經理來說,里程碑絕對是必學的圖表技能!

2.利害關係人分析矩陣

專案運作過程中,其實都和「人」脫離不了關係,這些「能影響專案」或是「被專案影響」的人,都能影響專案的成敗,
這些人就是「利害關係人」,利害關係人在專案中,未必是最核心的角色,但卻是人數眾多,在人多嘴雜情況下,十分容易影響專案成敗,
因此,如何管理好利害關係人,也是PM最要的課題之一!透過「利害關係人分析矩陣」,專案經理可以更好掌握哪些是正向、中性、以及負向的利害關係人。
了解該人物擁有的權力,對專案利益影響程度,進而掌握如何與他們相處的策略,才能確保專案順利結案!

3.組織圖&WBS(工作分解結構)

當專案正式啟動,專案發起人在啟動會議上,佈達專案目的,並指派專案經理。專案經理取得授權後,組織專案團隊,並以組織圖呈現團隊架構與負責職權。
當專案進入規畫階段,團隊成員依據專案目標拆解工作任務,並規畫需要產出的相關成果,這項工作又稱之為工作分解結構 WBS。
由於WBS和組織圖在呈現上,都是階層式圖表架構,因此,專案經理可以用Excel、PowerPoint或Visio來繪製圖表,
此外,Excel還能透過額外增益集,將資料與圖表動態連結。

4.人力資源用量表

身為專案經理,除了需要管控好每個專案任務時程外,針對專案中的人力資源,更要清楚掌握用量狀況,以避免專案在執行過程中,
因資源用量過度,導致任務無法順利完成或進度延宕。透過人力資源用量表,可以清楚掌握團隊手邊有哪些工作要進行,還能從右邊時間軸,
清楚掌握該資源空閒與忙碌狀況。總之,專案經理除了需要做好時間管理,人力資源管理也是很重要的能力!

5.專案甘特圖

甘特圖是專案經理對上報告最常使用的圖表,當專案從規劃階段進入執行階段,專案經理透過甘特圖清楚告訴團隊成員,
何時需要完成那些任務、任務之間的相依性以及專案需要控制在何時完成,同時讓團隊成員有一個清楚藍圖朝目標前進!
總而言之,甘特圖是管理專案中很重要的報表,更是專案經理必學的圖表技能!

6.風險圖

身為專案經理,除了需要管控好專案中的時間、成本以及人力資源外,對於可能突發其來的風險,更需要具備應對的能力
為此,透過風險圖,專案經理可以事先預測,專案運作過程中可能發生哪些風險,以及發生機率與帶來的衝擊
接著,透過風險指數,排列處理優先順序,同時制定好應對策略,以便當風險發生時,立即啟動應變措施
總而言之,為了讓專案運作更加順暢,做好風險管理絕對是專案經理必備的能力

7.專案成本S曲線圖

S曲線一般用來表示專案進度或成本隨時間變化的曲線,由於專案初期投入資源較少,接著,到了中期投入逐漸增加,
最後,到了後期資源又逐漸減少,最終,導致專案進度或成本隨時間變化,而呈現一條像是S形狀的曲線。
曲線可以讓專案中的利害關係人或主管們掌握,專案預計在何時有多少進度、預計花費金額,
因此,S曲線是管理專案十分重要的報表!

8.進度追蹤甘特圖

當專案進入執行階段,專案經理在專案會議中向高階主管,團隊成員,報告各項任務進展和專案整體完工率,
藉此,所有人可以清楚掌握專案整體進度,以及多久可以完工!
總而言之,進度追蹤甘特圖是執行階段最...最重要的報表之一!

9.實獲值分析報告

專案經理在運作專案時,時常需要報告進度,最常用的方式是報告專案進度完成百分比。然而,在專案管理手法中,
還有另一種直接把專案進度轉換成錢的回報方法,這個管理手法便是:實獲值分析報告!
由於把專案進度轉換成錢!因此,可以讓團隊成員和利害關係人,感受完成這些任務所帶來的實際價值,
因此,實獲值分析報告,通常便會用於判斷專案運作過程中最重要的績效指標!

10.燃盡圖(Burndown Chart)

燃盡圖(Burndown Chart)是敏捷開發手法中常見的工作量觀察指標,該圖表可用來測量工作進度隨時間變化的狀況,
並可評估團隊成員在一段時間,也就是衝刺期間,運作任務的效率 由於燃盡圖以可視化呈現專案進度,藉此,專案成員可以清楚在衝刺期間掌握還有哪些任務需要運作,以及是否存在阻礙等等…
總而言之,對於使用敏捷開發來管控專案的團隊來說,燃盡圖絕對是一個好用的管理工具
 
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